Dat is een vraag die veel werkgevers zichzelf pas stellen wanneer er iets misgaat. Een medewerker meldt zich langdurig ziek. Er ontstaat een arbeidsconflict. Een werknemer vraagt naar een regeling die nergens is vastgelegd. Of een leidinggevende wil een medewerker aanspreken op functioneren, maar weet niet hoe. Juist dan merk je of je HR-processen stevig staan.
Daarom hebben we voor jou tien punten op een rij gezet waarmee je eenvoudig kunt checken hoe volwassen jouw HR-organisatie is.
1. Zijn je arbeidsovereenkomsten up-to-date?
Een arbeidsovereenkomst is meer dan een handtekening onder een contract. Zijn de juiste afspraken vastgelegd? Kloppen de arbeidsvoorwaarden? Zijn wijzigingen gedurende het dienstverband goed verwerkt?
Een verouderd of onvolledig contract kan voor onnodige risico's zorgen.
Check: weet je zeker dat alle arbeidsovereenkomsten van je medewerkers actueel zijn?
2. Heb je een actueel personeelshandboek?
Een personeelshandboek zorgt voor duidelijkheid over de regels en afspraken binnen je organisatie.
Denk bijvoorbeeld aan:
·
verlof;
·
ziekte en verzuim;
·
thuiswerken;
·
gedrag;
·
gebruik van bedrijfsmiddelen;
·
privacy;
·
werktijden;
·
declaraties.
Zonder duidelijke afspraken ontstaat al snel discussie over wat wel en niet geldt.
Een goed personeelshandboek geeft niet alleen medewerkers duidelijkheid, maar zorgt ook voor meer structuur voor leidinggevenden.
3. Is je verzuimbeleid goed geregeld?
Een medewerker meld zich ziek. En dan? Wie neemt er contact op met de medewerker? Welke afspraken gelden? Wie bewaakt de stappen? Hoe worden leidinggevenden ondersteund?
Verzuim vraagt om een duidelijke aanpak. Niet alleen wanneer iemand uitvalt, maar juist ook vooraf.
Een goed HR- en verzuimbeleid helpt je om sneller te signaleren, beter te begeleiden en waar mogelijk verzuim te voorkomen.
4. Voeren leidinggevenden structureel gesprekken?
Een goed gesprek over functioneren moet niet pas plaatsvinden wanneer iets misgaat.
Medewerkers hebben behoefte aan duidelijkheid over:
·
verwachtingen;
·
Salarismogelijkheden;
·
ontwikkeling;
·
prestaties;
·
samenwerking;
·
toekomst binnen de organisatie.
Structurele gesprekken helpen om problemen eerder te signaleren en medewerkers betrokken te houden.
Maar leidinggevenden moeten wel weten hoe ze zo'n gesprek voeren. Ga er dus niet zomaar vanuit dat leidinggevenden deze punten, zonder sturing, kunnen oppakken.
5. Heb je een duidelijke onboarding?
De eerste weken van een medewerker bepalen voor een groot deel hoe iemand zijn nieuwe werkgever ervaart. Toch wordt onboarding binnen veel organisaties nog steeds beperkt tot: "Hier is je laptop en daar staat de koffie."
Een goede onboarding gaat veel verder dan dat. Denk aan een introductieprogramma, een buddy om alle vragen aan te stellen, duidelijke verwachtingen, kennismaking met collega's, uitleg over de organisatie en een vast moment om te bespreken hoe de eerste weken verlopen. Een goede start zorgt voor meer duidelijkheid, betrokkenheid en een snellere landing binnen de organisatie.
6. Weet je welke HR-risico's jouw organisatie heeft?
HR gaat niet alleen over medewerkers begeleiden. Als werkgever heb je ook te maken met wet- en regelgeving. Denk aan arbeidsvoorwaarden, privacy, dossieropbouw, arbeidsrecht, verzuim en personeelsbeleid.
De vraag is daarom niet alleen: "Hebben we HR geregeld?"
Maar ook: "Waar lopen we als werkgever risico?"
Een periodieke HR-check kan helpen om deze risico's vroegtijdig zichtbaar te maken.
7. Heb je een duidelijke aanpak voor ontwikkeling?
Medewerkers willen weten waar ze naartoe kunnen. Welke mogelijkheden zijn er binnen de organisatie? Welke kennis moeten ze ontwikkelen? Welke opleidingen passen daarbij?
Zonder ontwikkelbeleid wordt ontwikkeling al snel afhankelijk van toevallige gesprekken. Een organisatie die wil groeien, moet daarom niet alleen kijken naar wat medewerkers vandaag kunnen, maar ook naar wat er morgen nodig is.
8. Is je personeelsadministratie op orde?
HR hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar de basis moet wel kloppen.
Denk aan:
·
personeelsdossiers;
·
contracten;
·
verlofregistratie;
·
verzuimregistratie;
·
mutaties;
·
documentatie.
Wanneer deze processen niet goed zijn ingericht, kost HR onnodig veel tijd. En misschien nog belangrijker: het maakt het lastiger om op het juiste moment de juiste informatie te vinden.
9. Heb je een duidelijke HR-strategie?
Dit is misschien wel de belangrijkste vraag. Je kunt alle HR-processen netjes hebben ingericht en toch geen echte HR-strategie hebben.
·
Waar wil je organisatie over drie jaar staan?
·
Welke medewerkers heb je daarvoor nodig?
·
Welke cultuur past bij je ambities?
·
Hoe ontwikkel je leidinggevenden?
·
En hoe zorg je dat medewerkers duurzaam inzetbaar blijven?
Dat zijn strategische HR-vragen. En precies daar komt de HR Business Partner van YOUR NEXT HR in beeld.
10. Kunnen medewerkers en leidinggevenden ergens terecht met HR-vragen?
Vragen zoals:
·
Een medewerker heeft een vraag over ouderschapsverlof.
·
Een leidinggevende twijfelt over een functioneringsgesprek.
·
Een medewerker wil minder werken.
·
Een contract moet worden aangepast.
Wie pakt deze vragen op en is het duidelijk voor medewerkers waar ze dan terecht kunnen?
Wanneer HR-vragen steeds bij de ondernemer of één leidinggevende terechtkomen, wordt HR al snel een tijdrovende taak.
Een vast HR-aanspreekpunt zorgt voor duidelijkheid en voorkomt dat iedere vraag opnieuw moet worden uitgezocht.
Hoe scoort jouw organisatie?
Zet voor jezelf op een rijtje hoeveel van bovenstaande punten goed geregeld zijn. Geef elk punt een score van 1 als het goed geregeld is, een halve punt wanneer het geregeld is, maar nog aandacht vereist, en 0 punten als het niet goed geregeld is. Tel deze score bij elkaar op en concludeer op basis van de punten welke aandacht jouw HR nodig heeft.
8-10 punten: sterk fundament
Je HR-basis staat waarschijnlijk goed. Blijf kritisch kijken naar ontwikkeling, strategie en toekomstige uitdagingen.
5-7 punten: tijd voor verbetering
De basis is aanwezig, maar waarschijnlijk zijn er een aantal HR-processen die slimmer of professioneler kunnen.
0-4 punten: HR verdient aandacht
Er is waarschijnlijk veel winst te behalen. Niet alleen om risico's te beperken, maar vooral om meer structuur en rust te creëren binnen je organisatie.
HR hoeft niet ingewikkeld te zijn
Wij geloven bij YOUR NEXT HR dat HR vooral praktisch moet zijn. Geen ingewikkelde modellen als een eenvoudige oplossing beter werkt. Geen beleid dat vervolgens in een la verdwijnt. Maar HR dat aansluit op de dagelijkse praktijk van jouw organisatie.
Daarom werken we vanuit twee pijlers.
HR All-in: de dagelijkse HR geregeld
Heb je behoefte aan ondersteuning bij de dagelijkse HR-processen? Met HR All-in nemen we praktische HR-zaken uit handen. Denk aan personeelsadministratie, contractbeheer, verlof- en verzuimregistratie, onboarding en HR-vragen van medewerkers en leidinggevenden. Zo heb jij één aanspreekpunt en weet je dat je HR-basis goed geregeld is.
HR Business Partner: bouwen aan de toekomst
Wil je juist verder kijken? Onze HR Business Partner helpt directie en management bij strategische vraagstukken rondom groei, organisatieontwikkeling, leiderschap, duurzame inzetbaarheid en HR-beleid.
Niet alleen oplossen wat vandaag speelt, maar bouwen aan wat jouw organisatie morgen nodig heeft.
En soms heb je beide nodig
Een sterke HR-organisatie bestaat namelijk uit twee kanten. De dagelijkse basis moet kloppen. Maar tegelijkertijd moet je vooruitkijken. Daarom combineren organisaties soms HR All-in met HR Business Partner. Zo worden de dagelijkse HR-processen geregeld én blijft er ruimte voor strategie en ontwikkeling.
En wanneer een HR-vraagstuk raakt aan verzuim of arbeidsrecht, kunnen we bovendien schakelen met YOUR NEXT ARBO en YOUR NEXT LEGAL. Zo ontstaat één geïntegreerde aanpak voor werkgeverschap.
Conclusie
Goed HR begint niet wanneer er een probleem ontstaat. Het begint met de basis op orde hebben, weten waar je risico's zitten en vooruitkijken naar wat jouw organisatie nodig heeft.
Dus: is jouw HR goed geregeld? Misschien is dit hét moment om het eens kritisch te bekijken.
Wil je weten hoe jouw organisatie ervoor staat? Doe de gratis HR-check van YOUR NEXT HR en ontdek waar je kansen en verbeterpunten liggen.
FAQ - Veelgestelde vragen
Wanneer is HR goed geregeld?
Wanneer de belangrijkste HR-processen, afspraken, personeelsdossiers en verantwoordelijkheden duidelijk en actueel zijn én aansluiten bij de strategie van de organisatie.
Wat moet een werkgever aan HR geregeld hebben?
Onder andere arbeidsovereenkomsten, personeelsadministratie, verzuimprocessen, arbeidsvoorwaarden, personeelsbeleid en duidelijke afspraken over belangrijke HR-processen.
Heb ik als MKB-bedrijf een HR-afdeling nodig?
Niet per se. Een externe HR-partner kan veel van dezelfde ondersteuning bieden zonder dat je direct een volledige interne HR-afdeling hoeft op te bouwen.
Wat is HR All-in?
HR All-in is de operationele HR-oplossing van YOUR NEXT HR voor organisaties die hun dagelijkse HR-processen professioneel willen organiseren en ondersteuning willen bij praktische HR-vraagstukken.
Wat doet een HR Business Partner?
Een HR Business Partner ondersteunt directie en management bij strategische HR-vraagstukken, organisatieontwikkeling, groei, leiderschap en duurzame inzetbaarheid.
Hoe vaak moet je HR controleren?
Het is verstandig om HR regelmatig te evalueren, bijvoorbeeld jaarlijks of wanneer je organisatie sterk groeit, verandert of nieuwe wet- en regelgeving krijgt.
